Każdy z nas ma w ciągu dnia wiele ważnych spraw i rzeczy do zrobienia: urodziny mamy/ przyjaciółki, egzamin, spotkanie biznesowe czy też z przyjaciółmi a nawet przedstawienie, w którym występuje nasze dziecko…
Przykładów można mnożyć bez końca. Jak się nie pogubić w codziennych zadaniach? Jest tylko jedno rozwiązanie: prowadzenie kalendarza. Kalendarz może mieć formę tradycyjną (papierową) lub wirtualną. Na wstępie warto zaznaczyć, że to drugie rozwiązanie dostarcza wielu korzyści, wśród których wiodącym są przypomnienia – telefon czy też komputer w połączeniu z odpowiednią aplikacją zadbają o realizację naszych planów i nie pozwolą o niczym zapomnieć. Oczywiście, pod warunkiem, że sami będziemy dbali aby to co chcemy zrealizować znalazło się w odpowiednim czasie w kalendarzu.
Czytaj również: Reguła 25/5 Warrena Buffetta. Wyjaśniamy
Oto kilka porad jak prowadzić dzienna listę zadań.
Rozpocznij od podziału zadań na kilka grup:
Najważniejsze – te, które należy wykonać w konkretnym dniu o określonej godzinie (np. spotkanie z klientem czy obecność na występie dziecka w przedszkolu).
Ważne – te, na których realizację mamy określony czas, lecz nie jesteśmy zobligowani konkretną data i godziną.
Przeciętne – możemy je zrealizować w dowolnej chwili.
Mało istotne – śmiało możemy je odłożyć na sam koniec, a gdy czasu zabraknie nic się nie stanie.
Czytaj też: Zasada 2 minut czyli szybki sposób na zarządzanie czasem
Oczywiście powyższy podział jest tylko przykładowy. Innym przykładem jest: Praca / Rodzina, dom / Znajomi. Można wprowadzić także swój własny – w końcu to my będziemy z niego korzystać, dlatego też powinien mieć on formę jak najbardziej zindywidualizowaną
Zasady:
1. Najważniejszą regułą jest to, aby wydarzenia najważniejsze wpisywać do kalendarza niezwłocznie kiedy się o nich dowiemy. Urodziny i imieniny osób, o których chcemy pamiętać (jeżeli mamy problem z takimi datami) warto wpisać do nowego kalendarza na początku każdego roku. Jeżeli korzystamy z aplikacji – dobrym pomysłem jest ustawić przypomnienie na 3 dni wcześniej, aby mieć czas np. na kupno upominku. Każdy ma swój odrębny system wartości i priorytetów. Dla jednych ważniejsze będzie spotkanie z przyjaciółmi dla innych wykonanie projektu. Przed uzupełnianiem kalendarza należy zweryfikować swoją własną hierarchię wartości.
2. Do kalendarza należy często zaglądać próbując w nim ulokować rzeczy ważne – np. przygotowanie projektu czy oferty dla klienta.
3. Zadania przeciętne w mieszamy w kalendarzu dopiero wtedy, kiedy zaplanowaliśmy to co powyżej.
4. Czasu na realizację mało istotnych zadań szukamy na samym końcu.
5. W dziennym kalendarzu warto uwzględnić czas dla siebie, przede wszystkim na przerwę od pracy i posiłek. Dobrze jest, jeżeli posiłek jako przerwę w pracy zaplanujemy o podobnej godzinie każdego dnia.
6. Aby ułatwić nam odczytywanie kalendarza można używać kolorowych zakreślaczy – inny kolor dla każdej grupy zadań.
