Masz dużo rzeczy do zrobienia, czas ucieka, a koniec twojej pracy wydaje się być bardzo daleki? A może ciągle rozpraszasz się i nie jesteś w stanie skończyć powierzonych ci zadań? Poniżej znajdziesz kilka skutecznych metodach zarządzania czasem, które sprawią że twoja praca stanie się dużo bardziej produktywna praktycznie w mgnieniu oka.
1. Przede wszystkim, kalendarz!
Kalendarz bez wątpienia jest chyba najprostszą metodą zarządzania czasem, którą kiedykolwiek wymyślił człowiek. Zanim zaczniesz dzień pracy, wypisz sobie wszystkie zadania, które musisz wykonać danego dnia. Następnie, zdecyduj które z nich są najważniejsze i to od nich zacznij swoją pracę. Bardzo pomocne może okazać się też planowanie przedziałów czasu, w którym zamierzasz wykonać dane zadania. W ten sposób dokładnie będziesz wiedzieć, kiedy powinieneś zajmować się danym projektem, a kiedy możesz zrobić sobie przerwę.
2. Metoda Pomodoro
Technika ta jest świetnym sposobem dla osób, który mają problem z organizacją własnego czasu i z wiecznym rozpraszaniem się podczas pracy. Polega ona na tym, że ustawiamy sobie timer na 25 minut i przez ten czas skupiamy się na naszej pracy. Bez oszukiwania! Kiedy budzik zadzwoni, robimy sobie 5 minut przerwy, podczas której zupełnie nie myślimy o pracy. Następnie, zaczynamy kolejny blok pracy i tak w kółko, dopóki nie skończymy wszystkich zadań. Dzielenie pracy na krótkie sekcje powoli się nam skupić i, konsekwentnie, dużo szybciej kończymy powierzone nam zadania. Metoda ta pozwoli nam również nauczyć się ile czasu zajmują nam poszczególne zadania i lepiej zarządzać dostępnym czasem w przyszłości.
3. Metoda Eisenhowera
Macierz Eisenhowera to matryce przeznaczona do organizowania naszego czasu oraz zadań, która w łatwy sposób pozwoli nam ustalić, które zadania są najważniejsze, a które mogą zostać odłożone na później. Zgodnie z tą metodą, dzielimy naszą pracę pod względem ważności oraz pilności. Obowiązuje tutaj podział na cztery grupy:
- ważne i pilne,
- ważne i nie pilne,
- nieważne i pilne,
- nieważne i nie pilne.
Dzięki podzieleniu naszych zadań na te cztery grupy będziemy w stanie dużo lepiej zorganizować nasz czas i przekazać niektóre zadań innym osobom, dzięki czemu my będziemy mogli zająć się bardziej pilnymi i ważnymi zadaniami.
4. Ucz się siebie i słuchaj swoich potrzeb
W organizacji swojego czasu bardzo ważne jest to żeby wiedzieć jakim typem osoby jesteśmy. Przede wszystkim, powinniśmy zadać sobie pytanie, czy wolimy pracować rano czy wieczorem i do tego dostosować nasz rytm pracy. Osoby, które nie potrafią skupić się rano, będą dużo bardziej produktywne wieczorem oraz w nocy, i vice versa. Ważnym jest też to, żeby mierzyć siły na zamiary. Często boimy się komuś odmówić pomocy, bierzemy na siebie zbyt wiele zadań i nie jesteśmy w stanie ich wykonać na czas. Musimy uczyć się siebie samych, żeby zrozumieć w jaki sposób pracujemy i jaka strategia pracy będzie dla nas najlepsza.
5. Skorzystaj z pomocy technologii
W obecnych czasach mamy bardzo wiele aplikacji i programów, które pomagają nam w organizacji czasu. Z pewnością warto się z nimi zapoznać, aby ułatwić sobie pracę. Nie warto rezygnować z ich używania tylko dlatego, że jesteś osobą która woli tradycyjne metody organizacji czasu. Czasem warto dać szansę technologii i się pozytywnie zdziwić. Aby znaleźć aplikacje, która będzie odpowiadała naszym potrzebom będziemy musieli wykorzystać metodę prób i błędów. W sklepie z aplikacjami, który możemy znaleźć w każdym smartfonie, będzie bardzo dużo aplikacji pomagających w organizacji czasu, ale to naszym zadaniem będzie wybranie tej najlepszej. Proces ten może zająć dłuższą chwilę, ale zdecydowanie będzie tego warty!
Podsumowując…
Organizacja naszego czasu nie jest najprostszym zadaniem, ale jeśli włożymy w nią wystarczająco dużo wysiłku, bardzo szybko będziemy w stanie pracować bardziej efektywnie. Warto zadbać o organizację naszego czasu nie tylko ze względu na nasze życie zawodowe, ale też nasze zdrowie. Warto też wykorzystywać nowoczesne metody, które oferuje nam dzisiejsza technologia. Nawet jeśli nie jesteśmy na początku nastawieni do nich pozytywnie, możemy się naprawdę zaskoczyć ich fukcjonalnością.
